در مقاله قبلی از سلسله مقالات مدیریت زمان راجب سارقان زمان صحبت کردیم و در این مقاله می خواهیم راجب روتین شبانگاهی صحبت بکنیم که تاثیر بسیار زیادی در برنامه ریزی و مدیریت کارها دارد و اگر بتوانیم به خوبی این روتین بسیار ساده را اجرا بکنیم،قطعا در زمینه های مختلف زندگی مان می توانیم پیشرفت قابل ملاحظه ای داشته باشیم.
روتین شبانگاهی به ما کمک می کند که از زمان خودمان به خوبی استفاده بکنیم،نقاط ضعف و قوت خودمان را شناسایی بکنیم و هر روز نسبت به روز قبل موفق تر بوشیم و عملکرد بهتری از خودمان داشته باشیم!
روتین شبانگاهی دقیقا قبل از اینکه به خواب برویم،آغاز می شوید و تقریبا ده الی یک ربع زمان از ما میگیرد،ولی نتایجی که در بلند مدت برای ما ایجاد می کند،فوق العاده است و اگر شما بتوانید تکنیک هایی که در این مقاله برای شما بیان می کنیم را در زندگی خودتان پیاده سازی بکنید،قطعا به صورت صعودی رشد خواهید کرد و فرقی نمی کند که این رشد در بحث کسب و کار باشد،روابط باشد یا تحصیل باشد.
اولین گام روتین شبانگاهی:تنظیم خواب
اولین و مهمترین گام در روتین شبانگاهی،تنظیم خواب است.چون خواب خوب و با کیفیت باعث می شود که در طول روز راندمان و عملکرد بهتری داشته باشیم و یکی از دلایلی که باعث می شود ما خواب خوب و با کیفیتی نداشته باشیم،این است که تا وقتی که می خواهیم چشمان خودمان را ببندیم،به صفحه نمایش موبایل یا تلویزیون نگاه می کنیم!
«ملاتونین» یک هورمون در بدن انسان برای تنظیم چرخه خواب و بیداری است. هنوز به طور کامل تاثیرات هورمون «ملاتونین» کشف نشده، ولی در همین حد معلوم شده است که وقتی ما این هورمون را دستکاری می‌کنیم، بی‌خوابی سراغ‌مان می‌آید.
بدن انسان به طور طبیعی وقتی خورشید غروب میکند و تاریکی اتفاق می‌افتد، شروع به تولید هورمون ملاتونین میکند. تولید ملاتونین مکانیزم خواب‌آلودگی را در بدن فعال میکند و افراد هرچه به آخر شب نزدیک‌تر می‌شوند احساس خواب‌آلودگی بیشتری دارند تا این که سراغ موبایل یا صفحه‌نمایش‌های دیگر می‌روند.
صفحه‌نمایش‌ها به بدن این پیام را می‌رسانند که هنوز وقت خواب نشده است و تولید ملاتونین را کاهش می‌دهند. این جا است که بی‌خوابی سراغ انسان می‌آید و هرچه بیشتر از موبایل استفاده کند، سطح ملاتونین در بدن کمتر می‌شود.
و این عمل باعث می شود که چرخه خواب و بیداری به صورت طبیعی به هم بخورد و این دلیل کافیست که نتوانیم خواب خوب و با کیفیتی را تجربه بکنیم!
و برای اینکه بتوانیم خواب با کیفیت و بهتری داشته باشیم،این است که تا دو ساعت قبل از خواب تکنولوژی را تعطیل بکنیم،یعنی اینترنت را از مودم خاموش بکنیم و موبایل را دور از دسترس خودمان قرار بدهیم و همچنین به تلویزیون نگاه نکنیم و در حالت کلی اصلا به سمت تکنولوژی نرویم و به جای آن می توانیم با خانواده خودمان وقت بگذرانیم و یا یکسری بازهایی را انجام بدهیم و یا می توانیم مطالعه بکنیم و البته کارهای بسیار زیادی وجود دارد که می شود به جای موبایل و تلویزیون آنها را انجام داد.
و نکته دوم که در مورد داشتن خواب با کیفیت این است که بدانیم تختخواب فقط محلی برای استراحت کردن است،نه فکر کردن راجب کسب و کار،مشکلات و یا کارهای روز بعد!
نتایج تحقیقات نشان می دهد آن هایی که، کار خود را نیز به همراه خود، به تختخواب می برند، نمی توانند به آرامشی که سایر افراد در حین خواب به آن دست می یابند، برسند. پس بهتر است تخت خود را از هرگونه وسیله و ابزاری که یادآور کارتان است، پاکسازی بکنید.
دومین گام روتین شبانگاهی:بازخورد گرفتن
دومین قدم در روتین شبانگاهی،بازخورد گرفتن از کارهایی است که در طول روز انجام داده ایم،است!
ما تا زمانی که از کارهای خودمان بازخورد نگیریم و آگاه نباشیم که کجاها اشتباه عمل کردیم و در کجا ها می توانستیم،بهتر عمل بکنیم،در این صورت هیچ رشدی نخواهیم داشت و همیشه کارهای خودمان را با روش های همیشگی انجام خواهیم داد و در نهایت نتایج متفاوتی کسب نخواهیم کرد و نتایج همیشگی را کسب خواهیم کرد.
بهترین روشی که برای بازخورد گرفتن وجود دارد،سوال پرسیدن و پیدا کردن جواب های آن سوال است!
این سوالات عبارتند از:
- چقدر طبق برنامه ای که ریخته ام عمل کرده ام؟
- چه دلایلی باعث شد که من طبق برنامه عمل نکنم؟
- فردا چطور می توانم بهتر از امروز اقدام بکنیم و نتایج بهتری را کسب بکنم؟
این سه سوال طلایی را همیشه و هر شب باید در کنار خودتان داشته باشید و به آنها جواب بدهید.
نکته بسیار مهم و حیاتی در اجرای این گاه ها این است که حتما حتما باید مکتوب شده باشد و همه چیز روی کاغذ آورده شود.
اولین گامی که باید بردارید،این است که به برنامه روز خودتان نگاه بکنید و ببیند که چند درصد طبق آن برنامه عمل کرده اید،و وقتی که مشخص کردید چند درصد طبق برنامه عمل کردید بعدا به سراغ سوال دوم می روید و علت یابی می کنید که چه دلایلی باعث شد نتوانید طبق آن برنامه پیش برید!
مثلا دلایلی که نتوانستید طبق برنامه اقدام بکنید،می تواند این موارد باشد که…
- تنبلی کردم،
- یک کار یهویی پیش آمد،
- گفتم که روز بعد انجامش می دهم الان حس و حالش را ندارم
- یا یک کار دیگری را به جای آن انجام دادم
- و….!
و وقتی که کاملا مشخص کردید که چه دلایلی باعث شد نتوانید طبق برنامه عمل بکنید،در گام بعدی به سراغ پیدا کردن راهکار برای هر کدام از دلایل می شود!
مثلا یکی از دلایلی که باعث شده طبق برنامه عمل نکنید،ایجاد شدن کار یهویی بوده است.
در این حالت از خودتان سوال بپرسید که اگر فردا دوباره یک کار یهویی به سراغ من آمد،در این صورت عکس العمل من باید به چه شکلی باشد تا بتوانم طبق آن برنامه ای که عمل کردم پیش بروم و به اهدافی که در آن روز تعیین کردم برسم؟
وقتی توانستید که جواب مناسبی را پیدا بکنید،در واقع شما یک قدم توانستید رشد بکنید،چون وقتی یک کار یهویی پیش بیاید،در این صورت شما کاملا آگاه هستید که باید چه اقدامی را انجام بدهید و سردرگم نخواهید بود!
و با این روش سوال پرسیدن و بازخورد گرفتن از هر روز خودتان،قطعا هر روز بهتر از دیروز خواهید بود.
سومین گام روتین شبانگاهی:لیست کارهای روز بعد!
سومین گام در روتین شبانگاهی این است که لیست کارهای روز بعد را آماده بکنیم و در لیست فقط کارهای روز بعد را می نویسیم و آنها را الویت بندی نمی کنیم!
نوشتن لیست کارهای روز بعد یکسری قاعده و قوانین خاص خودش را دارد که در ادامه به بررسی هر کدام از آنها می پردازیم:
فقط کار بنویسیم و پروژه ننویسیم!
اولین نکته در نوشتن لیست کارها این است که پروژه ننویسیم و فقط کار بنویسیم و منظور ما از پروژه این است که خودش به چند کار دیگری تقسیم می شود.
مثلا یک خانم خانه داری می نوسید که می خواهم فردا خانه را تمیز بکنیم.
این کار یک پروژه است،چون تمیز کردن خانه خودش به چند کار دیگری تقسیم بندی می شود مثل جارو کشیدن،دستمال کشیدن و برخی از کارهای دیگری که خانم ها خودشان بهتر می دانند!
حالا وقتی که می خواهید لیست کارهای فردای خودتان را آماده بکنید،دقت بکنید که فقط کارها را بنویسد نه پروژه را!
تعداد مجاز کارها چقدر است؟
دومین نکته در مورد نوشتن لیست کارها،تعداد آنهاست.
تعداد مجاز کارها برای هر روز بین سه الی هفت کار پیشنهاد می شود که کمتر از سه کار اصلا برای انسان هدفمند اصلا عادی نیست و بیشتر از هفت کار هم اصلا توصیه نمی شود!
حد معقول کار در روز بین سه الی هفت کاریست که زمان انجام دادنشان بین 45 الی 90 دقیقه طول می کشد.
یعنی اگر یک کاری خودش به تنهایی بیشتر از 90 دقیقه طول می کشد تا انجام شود،باید به این کار به عنوان دو کار نگاه بکنیم نه به عنوان یک کار!
و کارهایی که کمتر از 45 دقیقه انجام می شوند،مثل خرید شارژ،نامه نوشتن،خرید کردن و کارهایی شبیه به این کارها را باید جمع بکنیم و به عنوان یک کار در نظر بگیریم و در یک زمان مشخص آنها را یک جا انجام بدهیم و تمام بکنیم و پرونده آنها را ببندیم!
تخمین درست مدت زمان انجام یک کار
سومین نکته در مورد نوشتن لیست کارها،تخمین درست در مورد مدت زمان انجام دادن کارها است.
معمولا اکثر افراد تخمین درستی نسبت به تمام کردن کارها نمی زنند.مثلا با خودشان می گویند که می توانم این کار را در عرض یک ساعت تمام بکنم،در حالی که سه ساعت کار می کنند ولی نمی توانند آن را تمام بکنند.
بهترین کار برای درست تخمین زدن مدت زمان انجام یک کار حدس زدن و مقایسه آن با مدت زمان واقعی است!
مثلا حدس می زنیم که یک کاری را در عرض یک ساعت می توانیم انجام بدهیم ولی در واقعیت می بینیم که در دو ساعت انجام شده است و این کار به ما کمک می کند که در بلند مدت تخمین درست تری نسبت به مدت زمان انجام کارها داشته باشیم.
پس قبل از شروع هر کاری تخمین می زنیم که چقدر طول می کشد این کار انجام شود و بعدا به محض شروه کار،کرنومتر موبال خودمان را فعال می کنیم تا ببینیم که چقدر زمان برد تا بتوانیم این کار را تمام بکنیم و بعدا مقایسه بکنیم تا مدت زمانی که تخمین زده بودیم و بعد از اینکه چندین بار این کار را تکرار بکنیم،بعد ها می توانیم درست تر و بهتر تخمین بزنیم!
مرور روتین شبانگاهی در یک نگاه
- دو ساعت قبل از خواب تکنولوژی را تعطیل بکنیم
- از روز خودمان بازخورد بگیریم
- لیست کارهای روز بعد را بنویسیم
.
.
.
.
این مقاله بخشی از دوره آموزشی بینظیر برنامه ریزی و مدیریت زمان است و اگر می خواهید به صورت حرفه ای اصول برنامه ریزی و مدیریت زمان را یاد بگیرید روی لینک زیر کلیک بکنید:
